Benefícios da gestão adequada de documentos para sua empresa

O processo de geração, organização e arquivamento adequado dos documentos é denominado gestão de documentos. E quais os benefícios que uma gestão adequada de documentos pode trazer à empresa? 

 

A resposta é: além de trazer maior conformidade, minimizar riscos, reduzir custos e melhorar a performance operacional, a gestão de documentos também está interligada às questões de segurança da informação. 

 

Ela ainda traz importantes ganhos para os processos, visando garantir que todos os colaboradores da empresa estejam cientes dos procedimentos realizados nos setores, padronizando as atividades e documentos, possibilitando a análise dos conteúdos e evitando o uso incorreto de documentos que não devem ser mais utilizados.

 

Algumas questões referentes à segurança da informação são fundamentais para uma gestão eficiente dos documentos. Por isso, é importante ter atenção aos seguintes pontos: que os documentos estejam disponíveis e de fácil acesso para seu uso; que não sejam alterados em relação a versão original e que somente as pessoas autorizadas tenham acesso a determinado documento para garantir a confidencialidade.

 

Existem alguns tipos diferentes de documentos e os mais comuns são: POP (Procedimento Operacional Padrão), instruções de trabalho, manuais, políticas de trabalho e processos.

 

Já os registros são anotações ou apontamentos do que já aconteceu. São informações referentes ao passado e podem ser: atas, contratos assinados, registros de dados e performance, entre outros.

 

Os documentos possuem ciclo de vida, análise crítica e devem ter controle de acesso.

 

No caso dos registros, devem ter controle de acesso e alteração. 

 

De acordo com a ABNT NBR ISSO 9001:2015. Item 5. Informação documentada.

 

1. O Sistema de Gestão da Qualidade da organização deve incluir:

 

a) Informação documentada requerida pela Norma;

b) Informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.

 

2. Criando e atualizando

 

Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados (as):

a) Identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência);

b) Formato (por exemplo, linguagem versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico);

c) Análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.

 

Então vamos lá!!

 

- Para uma Gestão de documentos eficientes, primeiramente é necessário realizar o levantamento de quais documentos devem ser gerenciados dentro dos processos implantados na empresa, identificando a finalidade de cada um, e qual seu impacto na

conformidade de produtos e serviços.

 

- Elaborar os documentos.

 

- Descrever os históricos de revisões, que irá permitir o monitoramento das revisões periódicas e necessárias.

 

- Controlar a divulgação e o acesso de cópias e qual o tempo adequado de retenção.

 

Entender e descrever quais são as fases do documento, desde a sua elaboração até o seu descarte, atrelado a análise crítica de cada um irá facilitar a definição do seu ciclo de vida conforme o tipo do documento. 

 

Sendo assim, o gerenciamento adequado dos documentos dentro da sua empresa é fundamental para o sucesso final da sua produção.

 

Agora ficou fácil né?!!!

 

A equipe Equali-Z está preparada para apoiar sua empresa no gerenciamento adequado de

seus documentos e processos.

 

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